Team-Verwaltung: Mehrere Benutzer für Ihr Arbeitgeberkonto

Die Team-Verwaltungsfunktion ermöglicht es größeren Unternehmen, mehrere Mitarbeiter zu ihrem GoAusbildung-Konto hinzuzufügen. So können verschiedene Personen aus Ihrer Personalabteilung gemeinsam Stellenanzeigen verwalten, Bewerbungen bearbeiten und mit Kandidaten kommunizieren.

Was ist Team-Verwaltung?

Mit der Team-Verwaltung können Sie:

• Mehrere Benutzer hinzufügen - Kollegen aus Ihrer Personalabteilung einladen
• Rollen zuweisen - Administratoren und Mitglieder mit unterschiedlichen Rechten
• Zugriff kontrollieren - Bestimmen Sie, wer was sehen und bearbeiten kann
• Gemeinsam arbeiten - Mehrere Personen können gleichzeitig im System arbeiten

Wichtig: Diese Funktion ist ideal für Unternehmen mit mehreren HR-Mitarbeitern oder größeren Personalabteilungen.

Wer sollte Team-Verwaltung nutzen?

Team-Verwaltung ist besonders nützlich für:

• Größere Unternehmen mit mehreren Personalverantwortlichen
• HR-Abteilungen mit verschiedenen Mitarbeitern
• Ausbildungskoordinatoren die gemeinsam Kandidaten betreuen
• Recruiting-Teams die gemeinsam Stellenanzeigen verwalten

Kleinere Unternehmen: Wenn Sie allein für die Personalauswahl verantwortlich sind, benötigen Sie diese Funktion nicht.

Die zwei Rollen: Admin und Mitglied

Es gibt zwei verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Rechten:

Administrator (Admin)

Volle Kontrolle über das Konto:

• Stellenanzeigen erstellen, bearbeiten und löschen
• Bewerbungen ansehen und bearbeiten
• Firmenprofil bearbeiten
• Zahlungsinformationen verwalten
• Teammitglieder einladen und entfernen
• Rollen anderer Benutzer ändern
• Alle Einstellungen verwalten

Empfohlen für: HR-Leiter, Geschäftsführer, Hauptverantwortliche

Mitglied (Member)

Eingeschränkter Zugriff:

• Stellenanzeigen ansehen und bearbeiten
• Bewerbungen ansehen und bearbeiten
• Mit Kandidaten kommunizieren
• NICHT: Teammitglieder verwalten
• NICHT: Zahlungsinformationen ändern
• NICHT: Firmenprofil wesentlich ändern

Empfohlen für: Recruiter, HR-Assistenten, Ausbildungskoordinatoren

Wichtig: Jedes Konto benötigt mindestens einen Administrator. Sie können nicht alle Admins entfernen.

Wie Sie auf Team-Verwaltung zugreifen

1. Melden Sie sich in Ihrem Arbeitgeber-Dashboard an
2. Navigieren Sie zu Einstellungen im linken Menü
3. Klicken Sie auf Team im Einstellungsbereich
4. Sie sehen die Team-Verwaltungsseite mit allen aktuellen Mitgliedern

Hinweis: Nur Administratoren können die Team-Verwaltungsseite sehen und nutzen.

Teammitglieder einladen

Schritt 1: Einladung starten

1. Auf der Team-Verwaltungsseite, klicken Sie auf "Teammitglied einladen"
2. Ein Einladungsformular öffnet sich

Schritt 2: Einladungsdetails eingeben

Füllen Sie die folgenden Felder aus:

• E-Mail-Adresse - Geschäftliche E-Mail des Kollegen
• Rolle - Wählen Sie zwischen Administrator oder Mitglied

Best Practice: Verwenden Sie geschäftliche E-Mail-Adressen (z.B. @ihrefirma.de), keine privaten E-Mail-Adressen.

Schritt 3: Einladung senden

1. Klicken Sie auf "Einladung senden"
2. Das System sendet automatisch eine E-Mail an die eingeladene Person
3. Die Einladung erscheint in der Liste "Ausstehende Einladungen"

Wichtig: Einladungen sind 7 Tage gültig. Nach 7 Tagen müssen Sie eine neue Einladung senden.

Was passiert nach der Einladung?

Für den Eingeladenen

Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit:

• Bestätigung der Einladung zu Ihrem Unternehmen
• Link zur Registrierung oder Anmeldung
• Informationen über ihre zugewiesene Rolle
• Anweisungen zum Beitritt

Wenn die Person noch kein GoAusbildung-Konto hat:

1. Sie klickt auf den Link in der E-Mail
2. Erstellt ein neues Konto mit der eingeladenen E-Mail-Adresse
3. Nach der Registrierung wird sie automatisch Ihrem Team hinzugefügt

Wenn die Person bereits ein Konto hat:

1. Sie meldet sich mit ihrem bestehenden Konto an
2. Akzeptiert die Einladung
3. Wird sofort zu Ihrem Team hinzugefügt

Für Sie (den Administrator)

Sie sehen in der Team-Verwaltung:

• Ausstehende Einladungen - Noch nicht akzeptierte Einladungen
• Status der Einladung (Gesendet am...)
• Ablaufdatum (7 Tage nach Versand)
• Option zum Zurückziehen der Einladung

Teammitglieder verwalten

Aktive Teammitglieder ansehen

Auf der Team-Verwaltungsseite sehen Sie alle Mitglieder mit:

• Name und E-Mail-Adresse
• Rolle (Administrator oder Mitglied)
• Beitrittsdatum - Wann die Person dem Team beigetreten ist
• Status - Aktiv oder Inaktiv
• "Sie" Markierung - Zeigt Ihr eigenes Konto

Rolle eines Mitglieds ändern

Nur Administratoren können Rollen ändern:

1. Finden Sie das Teammitglied in der Liste
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Namen
3. Wählen Sie "Rolle ändern"
4. Wählen Sie die neue Rolle:
   • Zum Administrator machen - Gewährt volle Rechte
   • Zum Mitglied machen - Beschränkt Rechte
5. Bestätigen Sie die Änderung

Wichtig: Sie können Ihre eigene Rolle nicht ändern. Ein anderer Administrator muss Ihre Rolle ändern.

Teammitglied entfernen

Wenn Sie ein Teammitglied entfernen möchten:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen
2. Wählen Sie "Aus Team entfernen"
3. Bestätigen Sie die Entfernung im Dialog

Was passiert beim Entfernen:

• Die Person verliert sofort den Zugriff auf Ihr Arbeitgeberkonto
• Sie kann sich nicht mehr anmelden
• Alle ihre Aktionen (erstellte Stellenanzeigen, Notizen) bleiben erhalten
• Sie erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über die Entfernung

Wichtig: Sie können sich selbst nicht entfernen. Sie können auch nicht den letzten Administrator entfernen - jedes Konto muss mindestens einen Admin haben.

Einladungen verwalten

Ausstehende Einladungen ansehen

Im Bereich "Ausstehende Einladungen" sehen Sie:

• E-Mail-Adresse des Eingeladenen
• Zugewiesene Rolle
• Sendedatum
• Ablaufdatum (7 Tage)
• Verbleibende Zeit

Einladung zurückziehen

Wenn Sie eine Einladung zurückziehen möchten:

1. Finden Sie die Einladung in der Liste
2. Klicken Sie auf "Einladung zurückziehen"
3. Die Einladung wird sofort ungültig
4. Der Link in der E-Mail funktioniert nicht mehr

Häufige Gründe zum Zurückziehen:

• Falsche E-Mail-Adresse eingegeben
• Rolle falsch zugewiesen
• Person soll doch nicht eingeladen werden
• Position wurde anderweitig besetzt

Einladung erneut senden

Wenn eine Einladung abgelaufen ist:

Einladungen sind 7 Tage gültig. Nach Ablauf:

1. Die alte Einladung verschwindet automatisch
2. Sie müssen eine neue Einladung senden
3. Die Person erhält eine neue E-Mail mit neuem Link

Sie können keine Einladung "verlängern" - Sie müssen eine komplett neue Einladung erstellen.

Sicherheit und Best Practices

Geschäftliche E-Mail-Adressen verwenden

Immer geschäftliche E-Mails verwenden:

• ✓ max.mueller@ihrefirma.de
• ✓ hr@ihrefirma.de
• ✗ max.mueller.privat@gmail.com
• ✗ mueller123@yahoo.com

Warum: Geschäftliche E-Mails:

• Zeigen, dass die Person wirklich für Ihr Unternehmen arbeitet
• Sind sicherer und nachvollziehbar
• Werden beim Austritt aus dem Unternehmen deaktiviert
• Entsprechen professionellen Standards

Rollen sorgfältig zuweisen

Administrator-Rolle nur für vertrauenswürdige Personen:

• HR-Leiter
• Geschäftsführung
• Hauptverantwortliche für Recruiting

Mitglied-Rolle für operative Mitarbeiter:

• HR-Assistenten
• Ausbildungskoordinatoren
• Recruiter ohne Führungsverantwortung

Grundsatz: So wenige Admins wie nötig, so viele wie sinnvoll.

Regelmäßige Team-Überprüfung

Mindestens vierteljährlich prüfen:

• Sind alle Teammitglieder noch im Unternehmen?
• Haben alle noch die richtige Rolle?
• Gibt es ausstehende Einladungen, die gelöscht werden sollten?
• Sollten neue Kollegen hinzugefügt werden?

Bei Personalwechsel:

• Ausscheidende Mitarbeiter sofort entfernen
• Neue Mitarbeiter zeitnah einladen
• Rollen bei Beförderung aktualisieren

Zugriff im Notfall

Was passiert wenn...:

...der einzige Admin das Unternehmen verlässt?

• Erstellen Sie IMMER mindestens zwei Administratoren
• Bevor jemand geht, machen Sie eine andere Person zum Admin
• Im Notfall: Kontaktieren Sie den Support

...jemand sein Passwort vergisst?

• Die Person nutzt die "Passwort vergessen" Funktion
• Sie als Admin können das Passwort NICHT zurücksetzen
• Die Person erhält eine E-Mail mit Reset-Link

...ein Teammitglied missbraucht den Zugang?

• Entfernen Sie die Person sofort
• Ändern Sie wichtige Einstellungen
• Informieren Sie den Support bei schwerwiegenden Problemen

Häufige Fragen

F: Wie viele Teammitglieder kann ich hinzufügen? A: Es gibt keine feste Grenze. Sie können so viele Mitglieder hinzufügen, wie Ihr Unternehmen benötigt.

F: Kosten Teammitglieder extra? A: Nein, die Team-Verwaltung ist kostenlos. Sie können beliebig viele Benutzer hinzufügen.

F: Kann ein Teammitglied mehrere Arbeitgeber-Konten haben? A: Ja, eine Person kann zu mehreren Unternehmen eingeladen werden und zwischen ihnen wechseln.

F: Sehen Mitglieder alle Bewerbungen? A: Ja, sowohl Admins als auch Mitglieder können alle Bewerbungen sehen und bearbeiten.

F: Kann ich Benachrichtigungen nur für bestimmte Teammitglieder aktivieren? A: Nein, aktuell gelten Benachrichtigungseinstellungen für das gesamte Konto. Jedes Teammitglied kann seine persönlichen E-Mail-Präferenzen in den eigenen Einstellungen verwalten.

F: Was passiert mit den Aktionen eines entfernten Mitglieds? A: Alle Stellenanzeigen, Notizen und Kommentare bleiben erhalten. Sie sind nur nicht mehr sichtbar zugeordnet.

F: Kann ein Mitglied zum Admin werden und dann andere Admins entfernen? A: Ja, Admins haben volle Rechte. Seien Sie daher vorsichtig, wen Sie zum Admin machen.

F: Warum ist meine Einladung nach 7 Tagen abgelaufen? A: Aus Sicherheitsgründen sind Einladungen zeitlich begrenzt. Senden Sie einfach eine neue Einladung.

F: Kann ich eine Einladung an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten? A: Nein, Einladungen sind personenbezogen und können nicht weitergeleitet werden. Laden Sie die richtige Person direkt ein.

Problemlösung

Einladung kommt nicht an

Problem: Der eingeladene Kollege erhält keine E-Mail

Lösungen:

• Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt eingegeben wurde
• Bitten Sie die Person, den Spam-Ordner zu überprüfen
• Warten Sie einige Minuten - E-Mails können verzögert ankommen
• Senden Sie eine neue Einladung
• Kontaktieren Sie den Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Einladungslink funktioniert nicht

Problem: Der Link in der Einladungs-E-Mail führt zu einem Fehler

Lösungen:

• Prüfen Sie, ob die Einladung noch gültig ist (max. 7 Tage)
• Fragen Sie, ob die Person bereits ein Konto mit einer ANDEREN E-Mail hat
• Kopieren Sie den Link komplett (manchmal wird er in E-Mails umbrochen)
• Senden Sie eine neue Einladung
• Lassen Sie die Person den Link in einem anderen Browser versuchen

Kann Teammitglied nicht entfernen

Problem: Die Option "Entfernen" ist ausgegraut oder funktioniert nicht

Lösungen:

• Prüfen Sie, ob Sie Administrator sind (nur Admins können entfernen)
• Sie können sich selbst nicht entfernen
• Sie können nicht den letzten Admin entfernen
• Aktualisieren Sie die Seite und versuchen Sie es erneut

Rolle kann nicht geändert werden

Problem: Kann die Rolle eines Mitglieds nicht ändern

Lösungen:

• Nur Administratoren können Rollen ändern
• Sie können Ihre eigene Rolle nicht ändern
• Es muss mindestens ein Admin im Team bleiben
• Aktualisieren Sie die Seite

Zu viele Administratoren versehentlich erstellt

Problem: Zu viele Personen haben Admin-Rechte

Lösung:

1. Gehen Sie die Liste durch
2. Identifizieren Sie, wer wirklich Admin sein sollte
3. Ändern Sie die Rollen der anderen zu "Mitglied"
4. Bestätigen Sie jede Änderung

Nächste Schritte

Nachdem Sie Ihr Team eingerichtet haben:

• Stellenanzeigen erstellen - Ihr Team kann gemeinsam Stellenanzeigen verwalten
• Bewerbungen bearbeiten - Alle Teammitglieder können Bewerbungen ansehen
• Benachrichtigungen verwalten - Jedes Mitglied kann eigene Präferenzen setzen
• Firmenprofil vervollständigen - Gemeinsam an Ihrem Profil arbeiten

Brauchen Sie Hilfe?

Bei Fragen zur Team-Verwaltung kontaktieren Sie uns unter hello@goausbildung.com. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung Ihres Teams.